ניהול מידע והתייעלות באמצעות תוכנות דוא"ל חכמות

4921

עקת עומס המידע

"הבעיה העיקרית עם הדוא"ל היא שאנו מתעסקים אתו יותר מדי. רוב האנשים מקבלים 50 עד 300 מכתבים ביום. רוב האנשים מבזבזים עד 20% מזמן העבודה שלהם על טיפול בדוא"ל, כאשר רק חלק קטן מזמן זה מהווה זמן עבודה מועיל, שתורם לעבודתם. רוב הזמן הוא פשוט עיון בכותרות המכתבים וניסיון להבין מי השולח ובמה מדובר, קריאה של מכתבים מסוימים והתלבטות מה לעשות אתם. גם מחוץ לשעות העבודה רוב האנשים ממשיכים להיות מוטרדים ע"י זרם המסרים המגיעים כל הזמן, גם בענייני העבודה וגם מכתבים אישיים.

בסה"כ אנשים רבים מבזבזים כעשרים שעות בשבוע על העיסוק בדוא"ל, וגם אז הם אינם מצליחים להתמודד עם זרם הדוא"ל הנכנס. הם סובלים מתופעה שנקראת "עקת עומס המידע שזורם בדוא`ל". אנשים רבים מסדרים את הדוא"ל שלהם כך שישמיע צלצול בכל פעם שמסר חדש מגיע. ואז הם ממהרים להסתכל מה הגיע. אנשים אחרים סתם נכנסים מפעם לפעם לתיבת הדוא"ל שלהם ובודקים מה הגיע. כל כניסה כזאת לדוא"ל היא הפסד לעבודה, שכן נדרש זמן מה לצאת מן הנושא שבו עסקנו לפני כן, ולהיכנס לנושאים שהמסרים עוסקים בהם, ושוב נדרשות 6 שניות כדי לצאת מהדוא"ל, להיזכר מה עשינו קודם ולהיכנס מחדש לנושא שעליו אנו עובדים".

מקור וקרדיט : יוסי רגב ( אוניברסיטת בן גוריון בנגב)

email icon

על פי גרטנר, 30 אחוזים מהזמן שאנו משקיעים במיון, חיפוש וקריאת מיילים הוא זמן מבוזבז. חיסכון של הזמן הזה יכול לחסוך גם כסף רב לארגונים. חברת הסטארטאפ הישראלית Knowmail טוענת שלה יש את הפתרון.

פרסונליזציה של המייל

Knowmail ( הישראלית !!) מפתחת שירות עוזר/ת אישי/ת שפעיל ב-SaaS ומיועד לייעל את ההתנהלות והעבודה במייל של עובדים בארגון. בין היתר מציע Knowmail: תיבת אינבוקס שמארגנת את כל המיילים השונים על פי החשיבות שלהם לכל משתמש ועל פי הזמן שיש לו, כדי לקרוא אותם; סיכום חכם – כדי שהמשתמש יוכל למצוא את התכתובות והמיילים הרצויים, גם כשמדובר על מכותבים רבים וקבוצות; ניהול משימות שקשורות ספציפית בכל מייל כמו פגישה, מטלה וכו; מערכת שלומדת את המשתמש – ככל שהמשתמש עושה יותר שימוש במערכת של Knowmail, כך היא לומדת יותר על העדפותיו, ומתאימה את עצמה; קואצ'ר – המערכת של Knowmail תעבור ותגלה טעויות במיילים, לפני השליחה שלהם, ותשפר את הפרודוקטיביות של המשתמש על ידי ניתוב מחדש של מיילים לטלפון, SMS, צ'אט ועוד.

Knowmail הוקמה ב-2014 על ידי חיים סניור, שמשמש כמנכ"ל החברה ועודד אביטל, שמשמש כסמנכ"ל התפעול של החברה,

knowmail

קישור לאתר האינטרנט של החברה

מקור וקרדיט : גיקטיים ( יניב אביטל)

Mailwise

יישום מתוקשב אחר שמארגן את כל הודעות הדוא"ל  עפי קבוצות נושאי טיפול או קטגוריות של רמות טיפול הוא Mailwise .  בניגוד  Knowmail מדובר ביישום שנועד למשתמש הפרטי ולא למשתמש הארגוני. היישום יודע יותר לייצור אינטגרציה של חשבונות דוא"ל ולזקק הודעות , והוא ניתן להורדה ב Google play . גם כאן מדובר בחברה ישראלית !!

קישור ליישום המתוקשב

הערכה של היישום : MailWise: An Android email client for clutter-free conversations

מקור וקרדיט : ד"ר נתן זלדס , מומחה בינלאומי לניהול עומסי ידע ( הרצאה בכינוס מידע 2015 , מלון הילטון תל אביב , 13 למאי 2014 ) .

יישומים נוספים לניהול דוא"ל חכם

 SolMail 

 Mailbox

email mobile

ראה גם :

ניהול ידע אישי – נקודות האיזון בין כלים לתהליכים | עמי סלנט

 eGain Mail – Email Response Management Software ..

 Best Email Management Software | 2015 Reviews of the

הפתרון  הלא טכנולוגי של יוסי רגב : דיאטת דוא"ל

"מה ניתן לעשות? ראשית, רצוי להחזיק שני חשבונות דוא"ל, אחד מקצועי ואחד פרטי. הראשון בשרת הדוא"ל של מקום העבודה והשני על שרת ציבורי כמו GMAIL, YAHOO או WALLA.

– לכל מי ששולח לכם מסר אישי לחשבון הדוא"ל המקצועי, יש להחזיר את המכתב ולענות שכתובת הדוא"ל שלכם היא השניה (האישית).

– במשך יום העבודה אסור להיכנס לדוא"ל האישי (אלא אם יש זמן מת בעבודה), שכן כניסה זאת מהווה למעשה גניבה מן המעביד שלכם, שמשלם לכם בעד זה שתעבדו, ולא בעד התענגות על מצגות יפהפיות.

– במהלך היום, גם בעבודה וגם בשעות הפנאי, אל תיכנסו לדוא"ל אלא בזמנים קבועים, למשל כל שעתיים וחצי, וגם אז להגביל את משך ההתעסקות בדוא"ל, לעשרים דקות, או משהו דומה. הכלל הזה אמור בימים כתיקונם, ולא בשעה שאתם מצפים לאות חיים מבן, או בת, שמסתובבים ביערות של דרום אמריקה.

– יש לבטל את שירות הצלצולים המודיעים על כל מסר חדש, גם במחשב האישי וגם בסמרטפון."

מקור וקרדיט : יוסי רגב ( אוניברסיטת בן-גוריון בנגב)

email icon

הערת המביא לדפוס : גם אנכי נוקט בפתרון שהציע יוסי רגב.

· · ·

תגובות

  • ביעילות אתה צודק שניתן לשפר את השימוש באימיילים, אבל ביצירתיות אני חושבת שלא. חלק מן "הבזבוז" של קריאת אימיילים בזמנים וממקורות לא מתאימים, יכול לפתוח פתח לתחומים שלא העלנו על דעתנו שיהיו רלבנטים.
    רוצה לנסות מדיטציה?
    http://www.camoni.co.il/index.php?idr=402&pid=30049

    דינה ראלט 28 במאי 2015 2:09
  • שנים אני פועלת על פי השיטה של יוסי רגב, לדעתי זו השיטה היעילה ביותר. אני מתנגדת לכל "דחיפה" שהיא. דוא"ל, רשתות חברתיות. גם מטלפונים ניידים אפשר להתעלם בשעות העבודה ולענות רק אם השיחה קשורה. אני גם נוהגת להחליש את הצלצולים ולשים את הנייד במגרה כאשר אני עסוקה. כולם יכולים לחכות, לא יקרה דבר. יודעים שאני חוזרת כאשר מתאים לי.
    חשיבות נוספת לעניין זה היא – בקרה ושליטה עצמית. אנחנו לומדים לשלוט בדחפים – מסוגלים להתאפק, מחנכים לאיפוק ולשליטה. לא לכל מגיבים במידי – חושבים ורק אז פועלים.
    ממליצה להתאמן בכך באופן פעיל ולהשליך לתחומים אחרים גם. לכן השיטה הזו מומלצת מאלו הטכנולוגיות.
    בהצלחה

    סמדי מלמד 28 במאי 2015 10:12

כתוב תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *